En général, on attend des secrétaires qu’elles soient bien organisées. Dans le secteur médical, cette organisation est particulièrement vitale, car la vie d’une personne peut dépendre de la capacité de la secrétaire à saisir rapidement un certain dossier et à trouver sans hésitation des informations particulières dans ce dossier. Si des papiers sont déposés au hasard dans des dossiers et que ces dossiers sont mis de côté pour un jour où le personnel de bureau a le temps de les classer par ordre alphabétique et de les ranger, les risques de perdre des informations importantes augmentent. Une bonne secrétaire médicale doit également savoir comment classer ses tâches par ordre de priorité tout au long de la journée afin que les tâches les plus importantes soient accomplies, éliminant ainsi le risque qu’un médecin ait besoin d’informations qui n’existent pas encore parce que la secrétaire ne s’est pas encore occupée de cette tâche.
Écoute attentive et orthographe
Les secrétaires médicales doivent être capables de se concentrer et d’écouter attentivement les mots prononcés par un médecin. Dans le domaine médical, de nombreux termes et mots se ressemblent beaucoup, mais ont des significations complètement différentes, voire opposées. Par exemple, “hyperglycémie” et “hypoglycémie” ont une consonance presque identique lorsqu’on les prononce dans une phrase. Cependant, il s’agit d’affections complètement opposées qui nécessitent des médicaments agissant de manière opposée. En fait, traiter un patient pour une hyperglycémie alors qu’il souffre en réalité d’hypoglycémie peut littéralement être une erreur fatale. Que la secrétaire utilise un équipement de dictée et tape les mots enregistrés par le médecin ou que le personnel médical soit là pour expliquer quelque chose, il est essentiel que les mots, termes et lettres corrects soient entendus, interprétés, épelés et tapés pour un enregistrement permanent.
Une certaine organisation
En général, on attend des secrétaires qu’elles soient bien organisées. Dans le secteur médical, cette organisation est particulièrement vitale, car la vie d’une personne peut dépendre de la capacité de la secrétaire à saisir rapidement un certain dossier et à trouver sans hésitation des informations particulières dans ce dossier. Si des papiers sont déposés au hasard dans des dossiers et que ces dossiers sont mis de côté pour un jour où le personnel de bureau a le temps de les classer par ordre alphabétique et de les ranger, les risques de perdre des informations importantes augmentent. Une bonne secrétaire médicale doit également savoir comment classer ses tâches par ordre de priorité tout au long de la journée afin que les tâches les plus importantes soient accomplies, éliminant ainsi le risque qu’un médecin ait besoin d’informations qui n’existent pas encore parce que la secrétaire ne s’est pas encore occupée de cette tâche.
Vitesse de frappe assez rapide
Les secrétaires médicales sont naturellement des transcriptrices. La plupart des écoles de transcription ne certifient que les dactylos qui ont atteint une vitesse de frappe minimale de 45 mots par minute avec une précision de 100 %. Les médecins qui cherchent à embaucher des secrétaires de bureau feront souvent passer un test pour confirmer la vitesse de frappe d’un employé potentiel, considérant plus favorablement les testeurs ayant une vitesse plus élevée en raison de l’importance du suivi de plusieurs dossiers.
Bonnes compétences informatiques
Avec le développement des technologies modernes telles que l’Internet, les programmes de bureau et les logiciels de traitement de texte, les employeurs attendent des secrétaires qu’elles aient une connaissance et une compréhension approfondies des ordinateurs, des programmes documentaires et des logiciels virtuels. Étant donné que ces aspects techniques évoluent et changent constamment, les employeurs du secteur médical s’attendent à ce que le personnel de bureau se tienne au courant de l’évolution des programmes et des mises à jour informatiques qui permettront d’accroître la productivité d’un établissement. Mais si vous n’avez pas les aptitudes pour utiliser des logiciels spécifiques de la structure, vous recevrez des formations sur place.
La communication
Votre secrétaire médicale est susceptible d’avoir des contacts avec toute une série de personnes liées à votre cabinet. Qu’elle soit en première ligne ou non, votre secrétaire devra être capable de varier son style de communication de manière à ce que les patients, les parties prenantes et le personnel médical puissent s’y retrouver.
D’excellentes compétences en communication et la capacité à les adapter sont essentielles pour donner une bonne image de vous et de votre cabinet.
Collecte d’informations
Une collecte et un compte rendu efficaces des informations permettent une communication claire entre les patients et l’équipe médicale. Les secrétaires médicales expérimentées seront en mesure de filtrer le bruit afin que seuls les détails pertinents et importants soient transmis des patients aux professionnels de la santé et vice versa, éliminant ainsi le potentiel d’informations confuses ou inutiles.
Il est important que votre secrétaire prenne les mesures appropriées, qu’elles soient directement liées aux patients et à leur traitement, ou aux processus en coulisses de votre cabinet.
Représentation professionnelle
Pour protéger et améliorer au mieux votre réputation, vous aurez besoin d’une personne ayant de l’expérience dans le secteur médical privé, prête à acquérir une compréhension approfondie de votre pratique et à défendre les différences entre vous et les autres. En plus du soutien administratif, cette personne représentera votre entreprise et défendra votre statut.
L’embauche de la bonne personne est cruciale pour le succès à long terme de votre cabinet.
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Esprit commercial
Bien entendu, cette personne devra également avoir un esprit commercial. Si une expérience dans l’administration médicale est un grand avantage, votre cabinet a besoin d’une secrétaire médicale qui comprenne également l’aspect commercial de la pratique privée. Elle peut être amenée à discuter des finances avec des patients et des clients, ce qui doit être fait avec confiance et aisance.
À tout moment, votre secrétaire médicale devra avoir la réussite financière de votre cabinet au premier plan de son travail.
Des compétences transférables
L’embauche d’une personne qui sera immédiatement opérationnelle sera bénéfique pour vous et votre cabinet. Vous ne voulez pas passer plus de temps que nécessaire à former et à soutenir votre secrétaire médicale. L’expérience de toute une série de technologies et de processus bureautiques signifie qu’elle peut s’adapter et apprendre efficacement les systèmes et procédures uniques de votre cabinet. Elle doit avoir les compétences d’une secrétaire médicale.
Cela permet à votre cabinet d’économiser du temps et de l’argent. La période de transition est également plus facile pour le reste de l’équipe et pour les patients.
Être sociable
Vous devez être proactif pour rencontrer de nouvelles personnes et être capable d’interagir professionnellement avec les gens pendant la journée. Par exemple, vous pouvez aller dans la chambre d’un patient pour lui administrer des médicaments. Vous devrez vous présenter et demander comment va le patient. Ensuite, vous devrez peut-être répondre au téléphone, puis communiquer avec le nouveau médecin dans le couloir. Cela peut être difficile pour les personnes plus réservées. Soyez fier de votre métier et travaillez avec joie.
Être un bon auditeur
L’écoute est très importante dans le domaine médical. Tout au long de la journée, vous devrez écouter attentivement les besoins et les préoccupations de nombreux patients. Les infirmières et les médecins vous donneront des instructions détaillées que vous devrez suivre, et vous devrez les mémoriser afin de n’oublier aucun détail essentiel lorsque vous vous occuperez des patients.
Soyez compatissant
Lorsque les patients souffrent, soyez là pour les réconforter et les soutenir. Même si plusieurs patients souffrent en même temps, vous devez entrer dans chaque service en ayant à l’esprit de vous concentrer uniquement sur le patient de ce service. De cette façon, vous devriez développer vos compétences interpersonnelles.
Soyez neutre et ne portez pas de jugement
Vous ne devez jamais commérer ou avoir des sentiments négatifs envers ceux qui ont un style de vie différent du vôtre. Par exemple, vous devez faire preuve de professionnalisme et de bienveillance, que vous traitiez une victime de la conduite en état d’ivresse ou le conducteur lui-même. Vous êtes dans ce métier pour soigner, pas pour nuire et certainement pas pour juger.
Contrôlez vos émotions
La pratique médicale, qui est confrontée quotidiennement à la mort et à des résultats de tests défavorables, peut être un lieu chargé d’émotions. Surtout lorsque les patients vous rendent responsable de leurs problèmes, il peut être facile de se mettre en colère, d’être frustré ou déçu. Cependant, en tant qu’assistant médical, vous devez avoir la maîtrise de vous-même pour garder votre sang-froid professionnel, quoi que vous rencontriez. Vous devez également veiller sur la gestion de votre stress.
Une meilleure formation
La formation de secrétaire médicale reste incontournable. Une expérience sur le marché tu travail et une formation adaptée sont indispensables pour vous aider à développer certaines qualités.
