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Culture et Formation / Accueil / Paramédical / Exemple d’une journée type de secrétaire médicale

Exemple d’une journée type de secrétaire médicale

4 minutes de lecture
Date de publication : lundi 18 juillet 2022
Être secrétaire, c’est techniquement être polyvalent. En réalité, tous travaux administratifs vous incombent. Lorsqu’il s’agit d’une secrétaire médicale, le travail est encore plus particulier. Alors, vous devrez mettre en pratique ce que vous avez appris pendant votre formation de secrétaire. Aussi, le travail de secrétaire dans un cabinet est bien organisé en fonction des besoins médicaux. En effet, les journées de travail dans un cabinet médical pour une secrétaire peuvent se ressembler. Découvrez alors une journée type pour une carrière de secrétaire médicale.

Début de journée pour la fonction de secrétaire médicale

Dans tous les cabinets médicaux, la secrétaire médicale exerce son métier de la même manière.  Qu’il s’agisse du secteur privé ou du secteur public, les journées commencent de la même façon dans chaque entreprise. En effet, le premier devoir du métier de secrétaire consiste à aider au bon fonctionnement du corps médical.

Lorsqu’une secrétaire médicale arrive au boulot, sa première tâche sera de briefer le médecin. Dans d’autres circonstances, un seul cabinet peut abriter plusieurs médecins à la fois. Par conséquent, il lui incombe d’informer tous ces spécialistes en exploitant ses acquis en formation de secrétaire médicale. Ces spécialistes doivent être mis au courant de leur feuille de route quotidienne. Alors, quand la secrétaire rejoint son poste, sa journée débute par cette tâche : informer tous les médecins de leur emploi du temps journalier.

Lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise médicale, une journée au poste de secrétaire médicale est moins encombrante. Il peut s’agir par exemple d’un cabinet dentaire, alors la secrétaire dentaire se charge de servir le spécialiste. L’employé à ce poste se charge simplement d’informer le seul médecin occupant. D’autre part, le mécanisme est le même quand il s’agit de plusieurs médecins, ils doivent être tous mis au courant de leurs programmes pour la journée. Après s’être occupé de chaque emploi du temps, ce sera au tour des rendez-vous.

Prendre les rendez-vous pour les médecins

secrétaire médicale
Comme n’importe quelle secrétaire travaillant dans une entreprise, celle-ci gère également les appels téléphoniques administratifs. La profession de secrétaire médicale est en partie aussi liée à la communication médico-sociale. Les patients cherchent constamment à joindre leur médecin traitant afin de prendre rendez-vous. Étant donné que ce dernier est souvent occupé, il revient à la secrétaire de répondre et de prendre rendez-vous à sa place.

La tâche importante à ce niveau consiste à éviter toute erreur en rapport avec les heures de rencontre entre le médecin et son patient. Les heures de rendez-vous doivent être différentes pour chaque patient. La secrétaire évitera stratégiquement de faire coïncider le rendez-vous de deux patients. Pour cela, cette dernière connait l’emploi du temps de son supérieur et saura comment gérer ce détail. Heureusement, grâce à l’informatique, cette tâche devient facile. Le médecin consulte son emploi du temps sur son ordinateur.

Prendre en main le suivi des dossiers

La secrétaire médicale est aussi appelée à gérer les dossiers administratifs. Cette dernière détient des compétences d’une secrétaire médicale lui permettant de gérer les dossiers des patients avec le médecin.  Rien que des tâches qui visent à soulager le spécialiste pour qui une secrétaire est la subalterne. Pour le travail de secrétaire médicale, les devoirs s’élargissent à la gestion de l’établissement médical en entier. Il suffira que le spécialiste donne son aval pour que la secrétaire dispose du droit de s’occuper de l’intégralité des affaires administratives. De cette façon, elle ne risque pas de perturber son supérieur pendant ses consultations. En bref, la journée de travail d’une secrétaire médicale inclut toutes les missions relatives aux besoins médicaux des patients et du cabinet. En plus, tout ce qui touche à la paperasse du cabinet médical est sous la responsabilité de la secrétaire. 

Dans la journée de travail, les consultations faites par le médecin génèrent des paiements. Cette tâche financière revient normalement au médecin, mais la secrétaire peut également s’en occuper.  Lorsque le patient verse la somme de la consultation, il faudra faire l’inventaire. Aussi, l’autre rôle du secrétaire sera de s’assurer que les patients reçoivent les documents concernant l’assurance maladie.

La fin d’une journée type de la secrétaire médicale

C’est le moment où il faudra faire le point de la journée et préparer le lendemain.  Quand la journée se termine, la secrétaire s’assure que les dossiers sont à jour. Une fois cette vérification passée, il est important que ces documents soient bien rangés à leur place. Ces précautions sont importantes pour éviter tout compromis au prochain rendez-vous du patient. Après avoir bien vérifié les dossiers, la journée se termine bien quand le planning du lendemain est établi d’avance. Par conséquent, la secrétaire médicale s’assure que la journée suivante est bien préparée avant de quitter son poste.

Les qualités d’une secrétaire médicale

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La recherche d’un emploi en tant que secrétaire médicale vient après des formations dans le domaine. À cet effet, l’élève acquiert durant sa formation les notions nécessaires pour appréhender son futur métier. Dans le secteur médico-social, le secret professionnel est inébranlable et doit être protégé contre tout.  

Durant ce temps de formation médicale, le candidat apprendra toutes les astuces pour la réussite de son métier de secrétaire médicale. Les cours lui permettront d’avoir un bon sens relationnel à utiliser sur le terrain.  La secrétaire doit aussi être imbue d’empathie afin de recevoir les patients comme le demande le corps médical. La qualité primaire est l’organisation, la secrétaire doit être bien organisée pour mieux réussir son travail. C’est une bonne culture pour son évolution dans le corps médical.

En outre, la maitrise des outils bureautiques est aussi une aptitude recherchée chez une secrétaire. Cette dernière devra avoir une expérience sans faille pour exploiter les logiciels comme Excel et Word.  Dans le même temps, la compétence rédactionnelle est un autre atout important. Étant donné qu’elle sera emmenée à rédiger des comptes rendus, elle devra alors maitriser parfaitement l’orthographe. Pour finir, avoir des connaissances en gestion administrative et comptabilité est vraiment inévitable. Avec ces attributs, le candidat peut devenir la meilleure personne pour le poste de secrétaire médicale.

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